Сегодняшний гостевой пост для нас подготовила Наталия Балабанчук, автор блога СистерКрафт SisterCraft, получившего почётную награду в акции Выбор “Блоги Мам”- 2012 (номинация «Креатив»). Наталия уже знакома нам и по интервью в рубрике Мама Недели, и как спонсор кулинарно-исторического конкурса Рецепты нашей бабушки, и как организатор известного многим конкурса-розыгрыша 11 ипостасей любви, который длится до конца этого года. Как раз для ответа на вопрос Как найти спонсора для конкурса? и решила Наталия подготовить материал, опираясь на свой опыт и практические выводы. Думаю, сегодня мы с ней вместе во многом разберёмся и постараемся охватить и осознать около-конкурсные процессы в целом.
Вопрос поиска спонсора для своего конкурса или проекта всегда появляется, если организатор хочет чего-то масштабного. Ведь, согласитесь, на проведение «конфетки» (небольшого конкурса-розыгрыша) достаточно и собственных сил. А вот если идея конкурса вырастает в серьёзное дело, то есть смысл позвать к себе в проект для сотрудничества и других людей, и, возможно, даже крупные компании.
Найти спонсора конкурса, с одной стороны, не сложно, но тут есть целая куча подводных камней. Я лишь опишу то, с чем сталкивалась сама, расскажу, как искала спонсоров для своих проектов. Будет здорово, если в комментариях появятся ваши ценные наблюдения, замечания, собственные истории успеха и «провалов» со спонсорами — тогда совместными усилиями мы создадим уникальную «шпаргалку. 🙂
Мой опыт планирования масштабных мероприятий ещё с тех времен, когда мне довелось поработать организатором небольших рекламных акций в США, а также координатором по организации участия одного международного холдинга, в котором я работала в Москве, в крупнейшем экономическом Форуме, проходившем ежегодно в Лондоне, да и в целом списке других мероприятий, где холдинг принимал участие.
Кто Я?
Ответ на этот вопрос, как ни странно, для организатора конкурса является ключевым. Именно этот ответ определит весь ход событий планируемого конкурса.
Например, если для меня важна свобода передвижения ребёнка, то вряд ли стоит сотрудничать с компанией, которая выпускает «поводки для детей». Или если курение неприемлемо для моего образа жизни, то сигаретный магнат мне в качестве спонсора конкурса не подходит. Даже если просто известная личность, которая могла бы проспонсировать конкурс, «засветилась» на публике с извечной сигаретой в зубах — она тоже не станет хорошим напарником для моего конкурса.
Почему? Потому как имидж спонсора влияет и на восприятие нас другими — участниками, жюри конкурса и просто «мимоходом заглянувшими». Потому так важно определить пункты, которые категорически не вяжутся с моим образом, а также те, которые подчёркивают мои жизненные идеи и устремления.
Моя идея
Из предыдущего пункта вырастает ИДЕЯ конкурса. Конкурс — это маленькое отражение нашей жизни, нашего мировоззрения. Чаще всего — какая-то одна сторона, одна мысль… И вот эту мысль стоит очень чётко сформулировать ДО того, как отправиться на поиски спонсоров. Именно эту мысль, идею мы и будем «продавать» тем, кто в ней так же, как и мы, заинтересован.
Пример с Эко-сумочным флэшмобом
Я просто обожаю лён и хлопок. Терпеть не могу пластиковые пакеты (хотя, надо признаться, не так-то просто перевести их в доме). В магазин всегда хотелось идти с чем-то прочным, многоразовым (это для меня важно) и красивым. Так пришла идея сшить свою первую эко-сумку.
И в тот момент, когда эта идея родилась в голове, когда первая сумочка появилась на свет, я подумала, что, возможно, кто-то тоже «хочет, но не знает как». Так родилась идея флэшмоба — дружно всем миром шить эко-сумки для себя, друзей, родных, в подарок, в качестве упаковки новогодних подарков, возможно на продажу или обмен — не важно, главное, чтобы количество сумочек в мире увеличилось…
Каков мой спонсор
И вот тут-то и появляется ясность, в чём должна быть абсолютная схожесть убеждений с будущим спонсором конкурса. В моём случае мне нужен был человек, который, как минимум, применяет эко-сумки в жизни, а как максимум — продвигает их в жизнь.
Но не всегда максимум нужен. Вполне возможно, что для успешного привлечения внимания к идее вполне достаточно представительного и известного человека, который просто делает то же, что и я.
Обучать танцам с младенчества? Рисовать «домики» и «башенки» на всём подряд? Почему бы, как вариант, не привлечь к этому известных танцоров или архитекторов и дизайнеров?
Как только я почувствовала, какой спонсор мне нужен, включаю «локатор». 🙂
Поиск и отбор спонсоров
- Поиск среди знакомых. Самый надёжный способ. Знакомыми могут быть и родственники, и друзья, и заказчики, и поставщики — любой, с кем я уже достаточно активно общаюсь (реально или виртуально).
- Поиск среди знакомых знакомых, т.е. второй круг. Можно, кстати, проводить тендер через соцсети. Написать объявление о том, что ищу спонсора для конкурса, и описать основные требования. Конечно, надо понимать, что и я могу предложить для спонсора. Если и у меня вдруг блог молоденький, вряд ли стоит прямо такой вот супер-тендер затевать.
- Поиск в глобальной сети. Собственно, так я и вышла на Генерального спонсора в эко-сумочном флэшмобе. Просто задавала в поисковиках «эко-сумка», «eco-bag». Так случайно попала на сайт Терезы ван Хэттен, которая просто творит сумочные эко-чудеса! Это оказалась абсолютно волонтёрская некоммерческая организация, которая сосредоточена на том, чтобы по всему миру приобщить людей к отказу от пластиковых пакетов. Взамен они высылают эко-сумки (абсолютно бесплатно, заметьте) даже просто по запросу, а также регулярно проводят розыгрыши и т.д.
Прежде всего, есть смысл «просканировать» список кандидатов в спонсоры и выявить тех, кто подходит «по моральным соображениям». После этого можно включить второй фильтр — подходят ли отобранные кандидатуры «по материальным соображениям» (т.е. есть ли у них возможность побыть полноценным спонсором и предоставить приз или рекламу конкурса).
В путь
Потом, сформулировав своё предложение и описание конкурса, самое время выходить на контакт с потенциальными спонсорами. В идеале — в письменном виде. Так проще отслеживать процесс переписки и переговоров, ну и — на всякий «пожарный» случай (чуть дальше об этом будет).
Надо понимать, что для того, чтобы получить поддержку одного хорошего спонсора, может понадобиться обсуждение нашего предложения и идеи с десятками компаний и людей. При этом вполне возможно, что ещё пятьдесят контактов просто проигнорируют письма.
Кажется сложным и затратным по времени? И да, и нет. Сложно только в первый раз. Да и то — если сохранить шаблон предложения и текст письма, то затраты времени снижаются в разы.
Если бы я была более организованной, то вообще свела бы все наши статистические данные и детали переговоров в табличку. Тогда при организации следующего конкурса затратила бы меньше времени на поиск спонсоров. В следующий раз так и поступим. 🙂
Переписка со спонсорами
Может оказаться, что спонсорами конкурса захотят быть сразу несколько человек. Это хорошо, но надо сразу прояснить все статусы: будет ли кто-то один генеральным или основным спонсором, кто-то — лишь информационным спонсором (т.е. приз не даёт, но пиарит наш конкурс на своём ресурсе), кто-то хочет принять участие в выборе призёров (т. е. участвовать в работе жюри), кто-то вообще желает свести к минимуму хлопоты, связанные с организацией и проведением конкурса.
Важно:
- кто и как будет отправлять призы победителям,
- какова география отправки призов (по региону, стране, миру),
- есть ли предпочтения в способе определения призёров (рэндом, баллы ещё что-то).
Все эти детали надо ПРОПИСЫВАТЬ и уточнять со всеми спонсорами ДО старта конкурса.
В идеале — самим предложить схему, чтобы спонсору нужно было лишь согласиться с ней и утвердить — или внести небольшие коррективы. Поверьте, спонсор в большинстве случаев — очень занятая личность… И уж становиться ещё и организатором конкурса вряд ли захочет.
Про саму переписку говорить не буду — понятно, что общаться надо вежливо, грамотно, учтиво, просто и понятно.
Старт проекта
Старт проекта — как запуск ракеты: назад не воротишь. 🙂 Поэтому фальстартов быть не должно, особенно если конкурс серьёзный, с привлечёнными крупными спонсорами и хорошими призами.
Старт проекта означает, что все договоренности, условия и пр. и пр. обговорены, утверждены и всех устраивают.
На старте рекомендуется присутствовать и спонсорам — как минимум они должны быть в курсе, на какое точное время этот старт назначен. И первыми должны увидеть релиз, если таковой имеется.
В идеале публикация о начале конкурса на сайте должна совпасть с аналогичными анонсами во всех местах одновременно: соцсети, форумы, дружественные блоги, сайты спонсоров (если об этом договорились). Своего рода кросспостинг выходит — на своём сайте релиз со ссылкой на спонсора, на спонсорском сайте — релиз со ссылкой на конкурс. 🙂
В общем, каким бы ни был масштаб конкурса, всё должно делаться «по-взрослому».
Прослеживаются такие закономерности:
- каково отношение организаторов к конкурсу, такова будет и реакция и отклик участников.
- одновременная публикация релиза или анонса в разных источниках мгновенно даёт приток посетителей на сайт, что повышает процент потенциальных участников.
- спонсор начинает уважать организатора, видя такую серьёзность подхода. Как следствие — хорошие продолжительные отношения в будущем, возможность спонсирования других проектов, увеличение призового фонда и, своего рода негласная гарантия, что спонсор так же серьёзен в своих обязательствах.
Поддержка проекта
Если проект или конкурс рассчитан на неделю (не уверена, бывают ли такие молниеносные мероприятия), то его старт практически совпадает с финишем. Но чаще конкурсы проводятся на долгие дистанции — и это означает важность промежуточной работы.
Через пару дней после старта приток посетителей к публикации снизится. Через месяц про конкурс могут вообще забыть. Поэтому нужно как можно чаще напоминать о нём, приглашать людей, поддерживать отношения со спонсором конкурса и участниками.
На помощь приходят:
— тематические публикации. Я, помнится, сделала даже отдельный пост о Терезе. Рассказала про спонсора, про глобальное движение, которое Тереза и её семья начали и успешно продолжают. Написала (и дала ссылки) на все те супер-компании, которые производят тот самый любимый рукодельницами американский хлопок, которые дарят Терезе мешки ткани, предназначенные на пошив эко-сумок.
— публикации на смежные темы тоже отлично поддерживают интерес к конкурсу. Я публиковала свой авторский мастер-класс по пошиву эко-сумки, рассказывала о мандалах (ибо призом от нас была сумка с нарисованной текстильными маркерами мандалой) и даже сделала обзор этих самых маркеров (между прочим, статья о них уже год держится на самом верху хит-парада в статистике просмотров публикаций блога).
— продолжение переписки со спонсорами, чтобы все чувствовали себя включёнными в процесс конкурса. Это опять же, чаще всего, гарантирует «явку» спонсора на финиш.
Оглашение победителей
И, вот, наконец-то настает день Х, когда конкурс подходит к своему завершению, а жюри активно начинает свою работу — выбирать победителей. Этот момент за время конкурса, наверное, самый ответственный, торжественный и сложный одновременно.
В зависимости от способов определения «везунчиков» уровень этих состояний меняется. Честно говоря, для меня выбрать кого-то лучшего — настоящая проблема. Возможно, сказывается педагогическая деятельность, когда начинаешь оценивать не за одномоментный результат, а за старание, отношение, вклад, настрой и активность в течение всего промежутка времени.
Именно поэтому я и предпочитаю пользоваться рэндомом (метод случайных чисел). Одно нажатие кнопки — и всё! Для меня все «случайности» всегда неслучайны, а потому я всецело доверяю Вселенной выбор победителей в своих конкурсах.
Но не всегда этот способ удобен. Иногда действительно стоит включить «человеческий фактор» и выбрать призёров по оговоренным критериям. Что греха таить, кто-то выкладывается в конкурсах, а кто-то выкладывает работу для галочки. И тем не менее, на этом этапе самое важное — бок о бок сотрудничать со своими спонсорами.
В моём примере я точно так же предпочла рэндом, сделала скриншоты всех выборок, отослала Терезе сохранённые изображения с указанием имен. И только после этого опубликовала данные на сайте. Это, как мне кажется, в очередной раз подчёркивает моё уважение к спонсору и ценность его мнения для меня.
Завершающая фаза
После оглашения имен победителей я разослала им всем уведомления (ну нравится мне радовать сюрпризными известиями!) и запросила полные контактные данные, которые затем отправила спонсору. Всё время до получения приза я продолжала переписываться со спонсором, вежливо уточняя статус отправки призов, а также поддерживала переписку с призёрами — чтобы они не волновались, не переживали.
Из штатов в Россию призы добирались долго, а потому я сделала маленький «презент» победителям, дабы скрасить ожидание. Открытка и купончик на скидку — прямо в новогодние праздники — стал приятным моментом. 🙂
А если…
А что делать, если вдруг спонсор конкурса исчезает, игнорирует письма и пр…? К сожалению, бывает всякое. И даже надёжный с виду спонсор в самый ответственный момент может усложнить задачу до максимума…
Во-первых, лично я стараюсь по возможности придерживаться принципа презумпции невиновности (кстати, и по жизни тоже). Это сразу раскрывает глаза, снимает раздражение и подсказывает нужные решения. 🙂 Спонсор — тоже человек, всякое может произойти. Бывают ситуации, когда реально «не до конкурса», каким бы ответственным человеком ни был спонсор.
Во-вторых, не стоит на своём сайте «сваливать вину» на спонсора или как-то чернить его имя. Даже если он действительно исчез или не откликается. Вспоминаем первые пункты статьи и понимаем, что имидж спонсора моего конкурса уже неразрывно связан с моей репутацией. 😉 Потому ищу «общие» фразы, обхожу вопрос отсутствия обещанных призов и срочно придумываю достойную замену.
В-третьих, как раз о замене. Ответственность за окончание конкурса всё равно на организаторе — т.е. с позиции участников должно быть не важно, все ли спонсоры явились на церемонию награждения. Участники имеют полное право получить то, что им обещали — или, как минимум, компенсацию. Компенсация, кстати, должна реально превосходить по ценности сами призы. На то она и компенсация. 🙂
В-четвёртых, конкурс всё-таки мой, а не спонсора, поэтому окончательное решение всегда за организатором. Моё детище, мои правила. Так что если кто-то начинает их нарушать, то «главнокомандующий» всегда имеет право удалить игроков, в т.ч. и спонсора. И, конечно, не стоит расстраиваться по поводу нерадивых игроков, а лучше порадоваться, что потери не так страшны, как могли бы оказаться…
Благодарность спонсору конкурса
В случае доброго завершения проекта имеет смысл поблагодарить всех и вся. Ведь это же просто невероятно, что такие штуки проходят! И они глобальны! Конкурсы, марафоны, флэшмобы, конфетки и розыгрыши, эстафеты и викторины — общая идея способна объединить миллионы людей самых разных национальностей и возрастов, пола и профессии, уровня жизни и интересов. Классно, правда?
Потому так приятно писать «финальные» благодарственные публикации в блоге, рассылать «Thank you» cards, отправлять «спасибные» е-мейлы…
И, между прочим, это ещё больше укрепляет дружественно-деловые отношения между всеми. А это — залог успешного сотрудничества в будущем.
Выводы для себя
Про этот пункт, помнится, мне ещё в институте на лекциях рассказывали, но я всегда принижала его ценность. Сделать «анализ проведённого урока» (тесно связанный с самоанализом) — что может быть зануднее? Однако во всех педагогических конкурсах мастерства этот момент просто обязателен, без него нереально занять призовое место. Так что…
Анализируем по всем пунктам! Начиная с того, какого спонсора мы к себе притянули, чем и зачем, и заканчивая нюансами организации и проведения проекта. Выявляем, что было «круто!» и «ух ты!», а что — «да уж…», «эх…» и «жаль, что…2. В идеале — записать всё в файл или хотя бы блокнот. К следующему проекту точно пригодится.
Отдельно стоит задуматься над списком потенциальных спонсоров. Простенькая табличка — имя, сайт, вид деятельности, примерный приз, условия спонсорства. Очень удобно. Кстати, «проблемных» спонсоров тоже можно в таком файлике как-то «подсветить.
И еще пару слов…
Неоднократно я сама побывала в шкуре и спонсора, и того, кто спонсора ищет… Что сказать? Спонсор конкурса точно так же заботится о своём имидже, а потому так же отбирает «с кем играть, а с кем не играть» — ведь репутацию испортить очень легко и быстро.
Адекватный спонсор так же переживает, что организатор не справится, сойдёт с дистанции, загубит процесс выбора призов и т.д., потому старается подстраховываться и не связываться с теми, кто не внушает доверия.
Мы выбираем спонсоров, а спонсоры выбирают нас!
Да будут конкурсы и спонсорство! Ура!
P.S. предлагаю в комментариях обозначить свою готовность быть спонсором конкурса или проекта или высказать потребность в спонсоре — а вдруг мы друг друга тут все найдем? 🙂
Автор: Наталия Балабанчук
Источники иллюстраций:edu54.ru, compass-publishing.com